Por qué fallan las implementaciones de Sistemas
En muy común, sobre todo en empresas familiares, que las implementaciones de sistemas (mayormente ERP) o en grandes empresas (ERP, CRM, MRP, MPS) siempre fallan. Y terminan usando planillas complementarias o sistemas paralelos, porque no da los resultados esperados.
Bien, no vamos a ahondar en como se debe hacer la selección (les recomendamos leer ARTICULO METODOLOGIA PARA LA SELECCIÓN DEL ERP), sino vamos a suponer que ya está seleccionado, mal o bien, pero ya estamos este proyecto, y queremos que tenga un buen fin.
Las implementaciones de los sistemas, sea cual sea el caso, tiene muchas semejanzas con la construcción de una obra civil. Tenemos claro que existen roles y responsabilidades, pero no siempre están bien definidas. Si ponerle nombre aún a eso roles, podemos decir que siempre hallaremos quien….
Quienes piden
Quienes construyen
Quienes supervisa
Quien integra, valida las incoherencias de los pedidos
Quien paga
Quienes pagan el desvío, sea en tiempo o en costos
Normalmente vemos las empresas decir la siguiente frase “vamos a implementar el sistema XXXX para que nos ordene”
mmmmm….no, no hagan esto.
Primero tengo que tener la definición de los procesos, para luego replicarlo en el sistema, sino terminaré tratando de adecuar el sistema a mis procesos (posiblemente con errores), pagaré extra costos, y quizá nunca sea posible implementarlo. Es muy frustrante y desgastante para usted y sus colaboradores
Entonces, la pregunta sería ¿Adaptar el sistema a nosotros o nosotros al sistema?
La pregunta que deben hacerse para responder a este punto sería, ¿Si 5000 empresas tienen instalado el modulo del software XXXX, porque nosotros lo hacemos diferente? ¿Hay una razón valedera? ¿Tenemos un modelo de negocio extremadamente complejo y diferente a los demás?
Otro punto importante al momento de customizar o modificar un producto, es el futuro. Cuando lleguen actualizaciones, ¿funcionarán? Cuando cambie de versión, ¿tengo que volver a modificar el sistema? Cuando requiera soporte, ¿podre tener soporte estándar de cualquier partner o voy a estar pendiente siempre de alguien que conoce mis modificaciones?
Ahora bien, que pasa puertas para adentro de mi compañía. Allí viene uno de los errores mas comunes…NO TENEMOS UN EQUIPO DE PROYECTO. Pretendemos que quienes ya tienen sus tareas diariamente, cuando puedan, le dediquen tiempo al proyecto.
“No hay líder, No hay usuario Claves, No hay decisores”
De nada sirve invertir en el mejor producto, la mejor consultora, si nosotros como compañía, no estamos preparados. Y estar preparados significa:
· Tener un equipo de personal, abocado al proyecto
· Que estos recursos tengan disponibilidad real de tiempo
· Que los roles estén claramente definidos
· Que exista un sponsor o un decidor, que puedan mediar o resolver las incongruencias de las solicitudes.
Volviendo al ejemplo de la Construcción de una vivienda, imagine usted el resultado de una obra en la cual, cada albañil pueda decidir como hace sus tareas, a su gusto, a su tiempo y con su criterio, sin un plano, sin arquitecto, sin capataz…sin su supervisión…¿lo haría?
Si su respuesta es No, entonces No debería hacerlo con el software que usará para su empresa.