Bien, no vamos a ahondar en como se debe hacer la selección (les recomendamos leer ARTICULO METODOLOGIA PARA LA SELECCIÓN DEL ERP), sino vamos a suponer que ya está seleccionado, mal o bien, pero ya estamos este proyecto, y queremos que tenga un buen fin.

Las implementaciones de los sistemas, sea cual sea el caso, tiene muchas semejanzas con la construcción de una obra civil. Tenemos claro que existen roles y responsabilidades, pero no siempre están bien definidas. Si ponerle nombre aún a eso roles, podemos decir que siempre hallaremos quien….

Quienes piden
Quienes construyen
Quienes supervisa
Quien integra, valida las incoherencias de los pedidos
Quien paga
Quienes pagan el desvío, sea en tiempo o en costos

Normalmente vemos las empresas decir la siguiente frase “vamos a implementar el sistema XXXX para que nos ordene”

mmmmm….no, no hagan esto.

Primero tengo que tener la definición de los procesos, para luego replicarlo en el sistema, sino terminaré tratando de adecuar el sistema a mis procesos (posiblemente con errores), pagaré extra costos, y quizá nunca sea posible implementarlo. Es muy frustrante y desgastante para usted y sus colaboradores

Entonces, la pregunta sería ¿Adaptar el sistema a nosotros o nosotros al sistema?

La pregunta que deben hacerse para responder a este punto sería, ¿Si 5000 empresas tienen instalado el modulo del software XXXX, porque nosotros lo hacemos diferente? ¿Hay una razón valedera? ¿Tenemos un modelo de negocio extremadamente complejo y diferente a los demás?

Otro punto importante al momento de customizar o modificar un producto, es el futuro. Cuando lleguen actualizaciones, ¿funcionarán? Cuando cambie de versión, ¿tengo que volver a modificar el sistema? Cuando requiera soporte, ¿podre tener soporte estándar de cualquier partner o voy a estar pendiente siempre de alguien que conoce mis modificaciones?

Ahora bien, que pasa puertas para adentro de mi compañía. Allí viene uno de los errores mas comunes…NO TENEMOS UN EQUIPO DE PROYECTO. Pretendemos que quienes ya tienen sus tareas diariamente, cuando puedan, le dediquen tiempo al proyecto.

“No hay líder, No hay usuario Claves, No hay decisores”

De nada sirve invertir en el mejor producto, la mejor consultora, si nosotros como compañía, no estamos preparados. Y estar preparados significa:

· Tener un equipo de personal, abocado al proyecto
· Que estos recursos tengan disponibilidad real de tiempo
· Que los roles estén claramente definidos
· Que exista un sponsor o un decidor, que puedan mediar o resolver las incongruencias de las solicitudes.

Volviendo al ejemplo de la Construcción de una vivienda, imagine usted el resultado de una obra en la cual, cada albañil pueda decidir como hace sus tareas, a su gusto, a su tiempo y con su criterio, sin un plano, sin arquitecto, sin capataz…sin su supervisión…¿lo haría?

Si su respuesta es No, entonces No debería hacerlo con el software que usará para su empresa.

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1- Matriz de evaluación: Haga su propia matriz de evaluación. En la misma considere los 5 o 6 factores fundamentales que influyen en la toma de la decisión y luego pondere dichos atributos según la necesidad de su compañía. Ejemplo:

a. Costo/Inversión
b. Amigabilidad
c. Tecnología utilizada
d. Funcionalidad
e. Mantenimiento y post venta
f. Implementador/Consultora

2. Pondere cada grupo según la importancia que tiene para su compañía, no tome ningún modelo del Mercado, porque solo usted sabe qué es importante para su empresa. Ejemplo: La inversión que usted haga, para su compañía puede ser el 30% de la ponderación del proyecto, siendo que, en otra empresa, podría ser el 50% o 10%. Lo mismo podría ocurrir con el mantenimiento del sistema que podría no significar gran porcentaje, pero si mi empresa es chica, quizás el costo mensual de mantenimiento haga inviable el proyecto.

Otro Ejemplo importante, suele ser la amigabilidad, el tiempo de carga de cada transacción, ¿es importante en su empresa? Entonces quizá este punto tenga un gran porcentaje

3. Una vez elegido cada grupo, elija los sub grupos dentro de cada categoría. Por ejemplo, si elige la categoría Tecnología, dentro de ella podría evaluar:

a. ¿Permite conexión remota desde cualquier sitio?
b. ¿Permite conectarse con otras aplicaciones mediante EDI?
c. ¿Puede utilizarse desde dispositivos móviles?

4. Realice un RFP (o mínimamente una lista de necesidades que el sistema debe cubrir) y evalúe puntuando del 1 al 5, que también cumple con sus necesidades. En este punto es necesario ser especifico, tanto con la pregunta, como con la respuesta.

Ejemplo: No es lo mismo un sistema Bimonetario, que un sistema Multimoneda. No es lo mismo que las transacciones se re expresan en moneda extranjera, que un sistema que lleva contabilidad en más de una moneda.

5. Analice el servicio de post venta: Quien va a implementar el producto, así como quien le dará soporte. También cuales son los costos de mantenimiento (Hardware, administración del mismo, actualización, fee anual, etc.)

Es importante contemplar las localizaciones o soporte impositivo y legal, dado que cualquier modificación futura, está comprendida y no debe pagar por ello.

Pueden recurrir a plantillas disponibles en la web, para ayudarse como guía. Solo recuerde que la inversión que está haciendo hoy, es lo que hará que su empresa crezca o sufra durante los próximos años.

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