Cómo elegir un sistema (ERP)
Existen desde hace años notables White Papers, sobre cómo es la mejor metodología para la selección de un Sistema de Gestión (ERP, por sus siglas en inglés). El contenido de éstos son complejos y difíciles de llevar a la práctica. Por ello hicimos un compendio de las bases de esta metodología, para acercarles nuestras sugerencias.
1- Matriz de evaluación: Haga su propia matriz de evaluación. En la misma considere los 5 o 6 factores fundamentales que influyen en la toma de la decisión y luego pondere dichos atributos según la necesidad de su compañía. Ejemplo:
a. Costo/Inversión
b. Amigabilidad
c. Tecnología utilizada
d. Funcionalidad
e. Mantenimiento y post venta
f. Implementador/Consultora
2. Pondere cada grupo según la importancia que tiene para su compañía, no tome ningún modelo del Mercado, porque solo usted sabe qué es importante para su empresa. Ejemplo: La inversión que usted haga, para su compañía puede ser el 30% de la ponderación del proyecto, siendo que, en otra empresa, podría ser el 50% o 10%. Lo mismo podría ocurrir con el mantenimiento del sistema que podría no significar gran porcentaje, pero si mi empresa es chica, quizás el costo mensual de mantenimiento haga inviable el proyecto.
Otro Ejemplo importante, suele ser la amigabilidad, el tiempo de carga de cada transacción, ¿es importante en su empresa? Entonces quizá este punto tenga un gran porcentaje
3. Una vez elegido cada grupo, elija los sub grupos dentro de cada categoría. Por ejemplo, si elige la categoría Tecnología, dentro de ella podría evaluar:
a. ¿Permite conexión remota desde cualquier sitio?
b. ¿Permite conectarse con otras aplicaciones mediante EDI?
c. ¿Puede utilizarse desde dispositivos móviles?
4. Realice un RFP (o mínimamente una lista de necesidades que el sistema debe cubrir) y evalúe puntuando del 1 al 5, que también cumple con sus necesidades. En este punto es necesario ser especifico, tanto con la pregunta, como con la respuesta.
Ejemplo: No es lo mismo un sistema Bimonetario, que un sistema Multimoneda. No es lo mismo que las transacciones se re expresan en moneda extranjera, que un sistema que lleva contabilidad en más de una moneda.
5. Analice el servicio de post venta: Quien va a implementar el producto, así como quien le dará soporte. También cuales son los costos de mantenimiento (Hardware, administración del mismo, actualización, fee anual, etc.)
Es importante contemplar las localizaciones o soporte impositivo y legal, dado que cualquier modificación futura, está comprendida y no debe pagar por ello.
Pueden recurrir a plantillas disponibles en la web, para ayudarse como guía. Solo recuerde que la inversión que está haciendo hoy, es lo que hará que su empresa crezca o sufra durante los próximos años.